إدارة التوريدات والمخازن
أ/ وفاء محمد يوسف
مهام الادارة
-هي الادارة التي تقوم بكافة عمليات الشراء التي تحتاجها الكلية في حالة عدم توافر تلك الأصناف بالمخازن الرئيسية بالجامعة ويتم الصرف سواء من ميزانية الدولة المخصصة للجامعه او من مواردنا الخاصة ( من حساب الصناديق الخاصه و الوحدات ذات الطابع الخاص ) الخاصة بالكلية
وتتم عملية الشراء علي النحو التالي :
١ . رفع طلب للإدارة بالاحتياج لتوفير صنف معين داخل احدي الادارات بالكليه او المكاتب الرئيسية لانه غير موجود
٢ . يتم وضع مواصفات فنيه لذلك الصنف من جانب الادارة الهندسية بالمبنى الاداري للجامعه او الحساب العلمي مثلا او الجهة الطالبه والمختصه في تحديد المواصفات المطلوبة
٣ . يتم عمل نموذج ٢ مخازن من طرف أمين المخزن لصرف ذلك الصنف من المخازن الرئيسية بالجامعه
٤ . يتم الصرف من المخازن حالة توافر الصنف و إحضاره للكليه ثم صرف للجهة الطالبه ،،
= وفي حالة عدم توافر الصرف بالمخزن الرئيسية يأتي دور إدارة المشتريات بالكلية
– حيث تقوم الادارة برفع مذكرة مبدأيه للسلطة المختصة باحتياج الجهة الطالبة لشراء الصنف المعين
– وبعد موافقة السلطة المختصة
– تقوم الادارة بإحضار عروض اسعار
– وعمل لجنه تقوم بالبت في إمكانية شراء هذا الصنف من عدمه وفقا لتوافر المواصفات المطلوبه فنيا وسعريا
وبعد الاستقرار علي العرض الأفضل
– تقوم الادارة برفع مذكرة ثانيه للسلطة المختصة للموافقه علي شراء هذا الصنف بمبلغ كذا من شركة كذا وصرف مستحقات الشركة وتحديد مكان الصرف
– ويتم عمل عقد بين الكلية والشركة يتم مراجعته بالشئون القانونيه
– وبعد الموافقة المالية الفنيه القانونيه
– يتم اصدار امر التوريد للشركة
– وبعد قيام الشركة بالتوريد
– تتم عملية فحص الصنف
– وتركيبه ان احتاج تركيب
– واضافته لمخزن الكلية
– وصرفة للجهة الطالبة بنموذج ٢ مخازن من أمين المخزن
– واضافتة كعهدة علي الشخص المستلم
– واستكمال باقي إجراءات التسوية التي تقوم بها الادارة ايضا لصرف مستحقات الشركات من حساب الضرائب والدمغات وعمل استمارة ٥٠ ع . ح
– وبعد التوريد والتركيب يقوم موظف المخزن برفع نسخة من اذن الصرف لموظف العهد حيث
– يتم تسجيل تلك العهد علي الموظف او العامل او عضو هيئة التدريس باختلاف نوعية العهد هل هي عهد فرعية ام عهد مستديمة
حيث يقوم ذلك الموظف بتسجيل تلك العهد وعمل ملف لكل موظف بالكليه
– ثم جردها بشكل سنوي وتنزيلها من عهدة الموظف حالة التركيب او نقل عهدتها لموظف اخر
– وتقوم الادارة كذلك بعمل مطابقة ربع سنوية وهي اشبه بعملية الجرد علي الأصناف الموجودة بالمخازن ومطابقتها بالاعداد الموجودة بالدفاتر
– كذلك يتم عمل كشوفات بحركة دوران الأصناف وهل هناك أصناف راكدة ام لا وذلك يتم من خلال موظف الشطب والإضافة بالإدارة بالكلية
– ثم يكون في نهاية كل عام مالي جرد سنوية في ٣٠ / ٦ من كل عام علي كل الأصناف الموجودة بالمخازن بالكلية
– وعمل كشوفات الجرد و العجز والزيادة ان وجدت
– كذلك تقوم الادارة بعملية التكهين حالة وجود أصناف تم استهلاكها نتيجة الاستخدام العادي وليس نتيجة سوء الاستخدام
* كذلك تقوم الادارة بالتعاقد علي طباعة و توريد المجلة العلمية الخاصة بالكليه سواء العربية او الاجنبيه وذلك بشكل ربع سنوي
* وشراء مستلزمات المؤتمرات السنويه التي كانت تنعقد بالكليه بشكل سنوي قبل جائزة كورونا
* كذلك تقوم الادارة بتسوية المستحقات الربع سنويه والنص سنوية للشركات المتعاقد معها علي صيانات دورية سواء لأجهزة الانذار او ماكينات التصوير او طفايات الحريق مع هيئة الحماية المدنية
وغيرها من الصيانات الدورية
* كذلك تقوم الادارة بتوفير كافة مطالب البنية التحتية للكلية وتوفير عملية شرائها للكلية من شراء زجاج و دهانات وادوات سباكة وغيرها
* كذلك تقوم الادارة لتسوية اي سلف ياخذها اي موظف خلال الفترة من شهر حتي قبل نهاية العام المالي في ٣٠ / ٦ من كل عام
** من أمثلة الشراء التي قامت بها الادارة مؤخرا
تجديد قاعات الدراسة الخاصة بمحاضرات الدراسات العليا والتي شملت شراء مكاتب و كراسي وتكييف وشاشات عرض و كمبيوترات و طابعات ،، إلخ
كذلك شراء الأصناف التي لا تتوافر بالمخزن الرئيسية مثل الأدوات الكتابه والمكتبيه من أقلام جاف ورصاص وغيرها وكذلك أحبار ماكينات التصوير والطاعات الغير متوفره احبارها وغيرها